Politique de Confidentialité Applicable au 1er septembre 2026
ART 1 – Responsable du Traitement et Contact DPO
Le responsable du traitement des données personnelles collectées sur le site https://immo.diane-signature.fr/ et dans le cadre des prestations de conciergerie LLD est :
ImmoAide — SIRET : 987 546 603 00018 — Adresse : Allée Ferdinand Buisson 33127 Saint Jean d’Illac – France
Délégué à la Protection des Données (DPO) — Courriel : contact@immo.diane-signature.fr
Art 2 – Données Collectées et Traitement des Documents Sensibles
Dans le cadre de l’assistance logistique, de l’organisation des visites et des états des lieux, ImmoAide est amenée à traiter les catégories de données suivantes :
Catégorie de personnes
Propriétaires/Bailleurs
Données et documents collectés
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Nom, prénom, adresse, téléphone, courriel, titres de propriété, données de facturation (RIB/IBAN). |
Finalité et usage exclusif
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Gestion de la relation contractuelle, réalisation des prestations de conciergerie, facturation et suivi. |
Candidats Locataires (documents sensibles)
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Pièces d’identité (CNI, Passeport), justificatifs de domicile, bulletins de salaire, avis d’imposition, attestation d’employeur, RIB. |
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Vérification technique d’identité pour le compte du propriétaire bailleur et organisation matérielle des visites/baux. |
Locataires en place
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Nom, prénom, coordonnées, état des lieux (photos et signatures), relevés de compteurs. |
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Réalisation des états des lieux d’entrée et de sortie, gestion sécurisée des doubles de clés. |
Documents strictement interdits : Conformément à la loi n° 89-462 (art. 22-2), ImmoAide ne collecte jamais de pièces interdites telles que les extraits de casier judiciaire, dossiers médicaux, relevés de compte bancaire complets ou attestation d’absence de crédit.
Art 3 – Base Juridique Des Traitements
- Exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles : Pour la réalisation des visites, des états des lieux et la fourniture de services aux propriétaires.
- Intérêt légitime : Pour la sécurisation des logements et la prévention des usurpations d’identité lors des remises de clés.
- Obligation légale : Pour la tenue de la comptabilité et la conservation des factures.
Art 4 – Mesures de Sécurité Applicable aux Pièces D’identité
Compte tenu de la sensibilité des justificatifs d’identité et de revenus, ImmoAide applique des mesures de sécurité techniques et organisationnelles renforcées :
- Filigranage systématique : Tout document d’identité reçu numériquement est revêtu d’un filigrane obligatoire mentionnant « Document destiné exclusivement à la vérification de dossier par ImmoAide – Ne peut servir à aucun autre usage » afin de prévenir toute usurpation d’identité en cas d’interception.
- Stockage chiffré : Les dossiers sont conservés sur des serveurs sécurisés situés dans l’Union Européenne (norme ISO 27001 / RGPD compliant), protégés par un chiffrement AES-256.
- Accès restreint : Seuls les collaborateurs d’ImmoAide habilités et soumis à une obligation stricte de confidentialité ont accès aux justificatifs.
- Pas de transfert non sécurisé : Les documents sensibles ne sont jamais transmis par messagerie non sécurisée à des tiers non autorisés. Ils sont mis à disposition du propriétaire bailleur concerné via un espace de transfert sécurisé ou de manière chiffrée.
Art 5 – Durée de Conservation des Données
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Type de données / Documents |
Durée de conservation |
Sort à l’échéance |
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Dossiers des candidats locataires non retenus |
Suppression immédiate dès le choix du locataire ou 3 mois maximum après la fin du processus de sélection. |
Destruction définitive et sécurisée de l’ensemble des fichiers. |
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Dossiers des candidats locataires retenus |
Transmis au propriétaire bailleur. Conservé par ImmoAide pendant la durée du bail + 3 mois. |
Archivage intermédiaire ou suppression définitive. |
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États des lieux et relevés de compteurs |
Durée du bail + 3 ans à compter du départ du locataire. |
Purge des archives. |
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Données contractuelles et factures propriétaires |
10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable (obligation légale). |
Archivage légal strict. |
Art 6 – Destinataires des Données et Partage
Les données personnelles et documents collectés par ImmoAide sont strictement destinés à l’usage interne de l’entreprise. Ils ne font l’objet d’aucune commercialisation ou location à des tiers. Les seuls destinataires autorisés sont :
- Le Propriétaire bailleur du logement concerné par la candidature ou l’intervention.
- Les sous-traitants techniques (hébergeur web, outils d’état des lieux numérique sécurisés) engagés par contrat à respecter le RGPD.
- Les autorités administratives ou judiciaires uniquement sur réquisition légale.
Art 7 – Droits des Personnes Concernées
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD – UE 2016/679) et à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée, vous disposez des droits suivants sur vos données :
- Droit d’accès et de communication : Vous pouvez obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie.
- Droit de rectification : Vous pouvez demander la mise à jour ou la correction de documents ou données
- Droit à l’effacement (« Droit à l’oubli ») : Vous pouvez demander la suppression immédiate de vos pièces d’identité et justificatifs dès lors que la candidature n’a pas été retenue.
- Droit à la limitation du traitement et d’opposition : Vous pouvez restreindre ou vous opposer à certains traitements non essentiels.
- Droit à la portabilité : Récupération de vos données dans un format structuré et lisible par machine.
Exercice des droits : Pour exercer l’un de ces droits, envoyez votre demande accompagnée d’une preuve d’identité à : contact@immo.diane-signature.fr ou par courrier postal à l’adresse d’ImmoAide. Une réponse vous sera apportée dans un délai maximal d’un (1) mois.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés — cnil.fr).
Document mis à jour pour ImmoAide (https://immo.diane-signature.fr/) — Politique de confidentialité conforme au RGPD et aux recommandations de la CNIL concernant la gestion des dossiers locatifs.